KUTSU TULIKIVI OYJ:N VARSINAISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN 2020, 22.5.2020 klo 17.00
KUTSU TULIKIVI OYJ:N VARSINAISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN 2020
Tulikivi Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 16.6.2020 klo 9.00 alkaen Borenius Asianajotoimisto Oy:n tiloissa, Eteläesplanadi 2, 00130 Helsinki.
COVID-19 -pandemian vuoksi yhtiö suosittelee osakkeenomistajia välttämään kokouspaikalle tuloa ja suosittelee sen sijaan, että osakkeenomistajat valtuuttaisivat Borenius Asianajotoimisto Oy:n lakimies Evalena Bölingin, tai Emma Laaksosen, kummankin yksin, taikka heidän määräämänsä henkilön, asiamiehekseen yhtiökokouksessa (maksutonta). Kokousta ei voi seurata videoyhteyden välityksellä. Mikäli osakkeenomistaja päättää osallistua yhtiökokoukseen saapumalla kokouspaikalle, kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen aloitetaan kello 8.30.
Yhtiökokous pyritään järjestämään mahdollisimman lyhyenä. Yhtiökokouksessa ei järjestetä tarjoilua.
Yhtiö noudattaa järjestelyissä kaikkia viranomaisohjeita ja päivittää yhtiökokousohjeistusta tilanteen niin vaatiessa. Mahdollisista lisäohjeista tiedotetaan tarvittaessa erikseen. Kokous järjestetään vain siinä tapauksessa, että se pystytään järjestämään viranomaisten ohjeistamissa tai määräämissä osallistumisrajoissa.
A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat
Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6. Vuoden 2019 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen
– Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen.
7. Tilinpäätöksen vahvistaminen
8. Taseen osoittaman tuloksen käsittely
– Hallitus esittää yhtiökokoukselle, että osinkoa ei jaeta.
9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
10. Toimielinten palkitsemispolitiikan käsittely
11. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen
– Hallituksen nimitysvaliokunta esittää yhtiökokoukselle, että hallituksen jäsenen vuosipalkkio on 19.000 euroa. Vuosipalkkiosta 60 % suoritetaan rahana ja 40 % Tulikivi Oyj:n A-osakkeina siten, että osakkeet hankitaan hallituksen jäsenille pörssistä 31.12.2020 mennessä 7.600 eurolla. Hankinta tapahtuu yhtiökokouksen päätöksellä ja toimeksiannosta. Hallituksen jäsen ei saa luovuttaa saamiaan osakkeita ennen kuin hallituksen jäsenyys on päättynyt, ellei hallitus myönnä tapauskohtaisesti luovuttamiseen lupaa etukäteen. Vaihtoehtoisesti vuosipalkkio voidaan maksaa kokonaan rahana. Hallituksen puheenjohtajalle maksetaan tästä toimesta edellä mainitun palkkion lisäksi korvausta 4.500 euroa kuukaudessa. Sihteerinä toimivalle hallituksen jäsenelle maksetaan tästä toimesta edellä mainitun palkkion lisäksi korvausta 1.400 euroa kuukaudessa. Niille hallituksen jäsenille, jotka tekevät muuhun kuin hallitustehtävään liittyviä toimeksiantoja yhtiölle, maksetaan aikaveloitukseen perustuva palkkio hallituksen hyväksymän laskun mukaan. Matkakustannukset korvataan yhtiön matkustusohjesäännön mukaisesti.
Hallituksen tarkastusvaliokunnan ja hallituksen nimitysvaliokunnan jäsenille maksetaan kokouspalkkiota 330 euroa kokousta kohden.
12. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen
– Hallituksen nimitysvaliokunta esittää yhtiökokoukselle, että hallitukseen valitaan kuusi jäsentä.
13. Hallituksen jäsenten valitseminen
– Hallituksen nimitysvaliokunta esittää yhtiökokoukselle, että hallitukseen valitaan seuraavat henkilöt: Jaakko Aspara, Liudmila Niemi, Markku Rönkkö, Reijo Svanborg, Jyrki Tähtinen ja Heikki Vauhkonen.
14. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen
– Hallitus esittää yhtiökokoukselle tarkastusvaliokunnan suosituksesta, että tilintarkastajalle maksetaan palkkio hyväksytyn laskun mukaan.
15. Tilintarkastajan valitseminen
– Hallitus esittää yhtiökokoukselle, että tilintarkastajaksi valitaan KHT-yhteisö KPMG Oy Ab, päävastuullisena tilintarkastajana Kirsi Jantunen, KHT.
16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta
– Hallitus esittää yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaisi hallituksen päättämään uusien osakkeiden antamisesta ja yhtiön hallussa olevien omien osakkeiden luovuttamisesta. Uudet osakkeet voitaisiin antaa ja yhtiön omat osakkeet luovuttaa joko maksua vastaan tai maksutta yhtiön osakkeenomistajille heidän osakeomistuksensa suhteessa tai osakkeenomistajan etuoikeudesta poiketen suunnatulla osakeannilla, jos siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy. Suunnattu osakeanti voisi olla maksuton vain, jos siihen on yhtiön kannalta ja sen kaikkien osakkeenomistajien etu huomioon ottaen erityisen painava taloudellinen syy.
Lisäksi esitetään, että valtuutus sisältäisi oikeuden päättää maksuttomasta osakeannista yhtiölle itselleen siten, että yhtiölle annettavien osakkeiden lukumäärä olisi enintään yksi kymmenesosa (1/10) yhtiön kaikista osakkeista. Tähän määrään laskettaisiin yhtiöllä itsellään tai sen tytäryhteisöillä olevat omat osakkeet osakeyhtiölain 15 luvun 11 §:n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla.
Valtuutus sisältäisi myös oikeuden antaa osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettuja erityisiä oikeuksia, jotka oikeuttaisivat saamaan maksua vastaan yhtiön uusia osakkeita tai yhtiön hallussa olevia omia osakkeita joko siten, että osakkeiden merkintähinta maksetaan rahana tai käyttämällä merkitsijällä olevaa saatavaa merkintähinnan kuittaamiseen.
Hallitus voi valtuutuksen nojalla myös suorittaa yhtiön osakepalkkioita.
Hallituksella on oikeus päättää muista osakeanteihin ja osakkeiden luovuttamiseen liittyvistä seikoista.
Tämän valtuutuksen nojalla (mukaan lukien erityisten oikeuksien nojalla annettavat osakkeet) A-sarjan osakkeita voidaan antaa yhteensä enintään 30 % kokouskutsupäivän lukumäärästä eli 15.656.622 kappaletta ja K-sarjan osakkeita voidaan antaa yhteensä enintään 30 % kokouskutsupäivän lukumäärästä eli 2.304.750 kappaletta, ovat ne sitten uusia osakkeita tai yhtiön hallussa olevia omia osakkeita, eli yhteensä enintään 30 % kokouskutsupäivän lukumäärästä eli 17.961.372 osaketta.
Valtuutus osakeanteihin ja omien osakkeiden luovuttamiseen on voimassa vuoden 2021 varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.6.2021 saakka.
17. Kokouksen päättäminen
B. Yhtiökokousasiakirjat
Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Tulikivi Oyj:n internet-sivuilla osoitteessa http://www.tulikivi.fi/konserni/Yhtiokokoukset. Tulikivi Oyj:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen sekä palkitsemispolitiikan ja selvityksen hallinnointi- ja ohjausjärjestelmästä on saatavilla mainituilla internet-sivuilla 26.5.2020 alkaen. Päätösehdotukset ja muut edellä mainitut asiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa, ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internet-sivuilla 30.6.2020 alkaen.
C. Ohjeita kokoukseen osallistujille
1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja
Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 4.6.2020 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.
Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 6.6.2020, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.
Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:
a) sähköpostin kautta: armi.repo@tulikivi.fi;
b) puhelimitse numeroon 0207 636 301 (ma-pe klo 8-16);
c) kirjeitse osoitteeseen Tulikivi Oyj / yhtiökokous, Kuhnustantie 65, 83900 Juuka; tai
d) yhtiön toimipisteessä osoitteessa Kuhnustantie 65, 83900 Juuka (ma-pe klo 8-16).
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus.
Osakkeenomistajien Tulikivi Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.
Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.
2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 4.6.2020. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 11.6.2020 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.
3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Kuten kutsun alussa on todettu, COVID-19 -pandemian vuoksi yhtiö suosittelee osakkeenomistajia välttämään kokouspaikalle tuloa ja suosittelee sen sijaan osakkeenomistajia käyttämään yhtiön tarjoamaa valtakirjapalvelua ja valtuuttamaan Borenius Asianajotoimisto Oy:n lakimies Evalena Bölingin, tai Emma Laaksosen, kummankin yksin, taikka heidän määräämänsä henkilön, edustamaan osakkeenomistajaa ja käyttämään tämän äänioikeutta kokouksessa osakkeenomistajan antamien äänestysohjeiden mukaisesti. Osakkeenomistajan on kuitenkin myös asiamiehen valtuuttamiseksi ilmoittauduttava yhtiökokoukseen edellä kohdassa 1 annettujen ohjeiden mukaisesti, vaikka hän ei itse osallistuisikaan kokoukseen kokouspaikalla.
Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla (http://www.tulikivi.fi/konserni/Yhtio-
kokoukset). Valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen evalena.boling@borenius.com tai postitse osoitteeseen Evalena Böling, Borenius Asianajotoimisto Oy, Eteläesplanadi 2, 00130 Helsinki ennen ilmoittautumisajan päättymistä, mihin mennessä valtakirjojen on oltava perillä.
Muun asiamiehen valtuuttamista koskevat mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen Tulikivi Oyj / yhtiökokous, Tulikivi Oyj / yhtiökokous, Kuhnustantie 65, 83900 Juuka ennen ilmoittautumisajan päättymistä.
4. Muut ohjeet/tiedot
Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.
Tulikivi Oyj:llä on kokouskutsun päivänä yhteensä 52.188.743 A-osaketta ja 7.682.500 K-osaketta eli yhteensä 59.871.243 osaketta. Näistä on yhtiön hallussa 124.200 A-osaketta. A-osakkeilla on yhteensä 52.188.743 ääntä ja K-osakkeilla yhteensä 76.825.000 ääntä. Tämän mukaan yhtiökokouksessa voidaan äänestää 128.889.543 äänellä.
Juuka, 22.5.2020
TULIKIVI OYJ
HALLITUS
Liite
Alkuperäinen artikkeli
